يعمل قالب وثيقة تعريف المشروع كدليل شامل لفرق المشروع وأصحاب المصلحة، مما يضمن أن يكون لدى كل من شارك فيه فهم واضح لأهداف المشروع ونطاقه وحوكمته. من خلال تحديد العناصر الرئيسية للمشروع بما في ذلك الأهداف وتحليل أصحاب المصلحة وإدارة المخاطر، يضع وثيقة تعريف المشروع أساسًا متينًا لتنفيذ المشروع بنجاح. يوصى بشدة بمراجعة وثيقة تعريف المشروع وتحديثها بانتظام طوال دورة حياة المشروع.